Secrétaire du département Technique

Le Théâtre National est à la recherche d’un·e Secrétaire du département Technique pour compléter son équipe afin de répondre pleinement au projet artistique de sa nouvelle direction.

But et responsabilités principales

Dans le cadre défini par sa·on supérieur·e hiérarchique, fournir des services d’appui et une assistance pratique dans un domaine de spécialisation défini de manière à contribuer à un fonctionnement optimal du service technique.

Responsabilités spécifiques

• Assister la Direction technique afin d’optimiser la gestion de son activité ;

• Organiser les rendez-vous, agendas, plannings, filtrer les appels téléphoniques ;

• Assurer l’accueil physique et téléphonique du département technique ;

• Encoder les données et faire le suivi administratif des dossiers du Département Technique ;

• Encoder les plannings des collaborateur·ices des équipes techniques dans le logiciel de planification ;

• Assurer la logistique et l’organisation des réunions du service technique, rédiger les procès-verbaux et les transmettre aux participant·es ;

• Gérer le courrier, les mails de service, rédiger des courriers, notes et rapports et rappeler les informations importantes/urgentes ;

• Gérer les relations avec les fournisseurs/prestataires (suivi des commandes, vérification des factures, etc...) ;

• Organiser et coordonner les informations/prestataires (suivi des commandes, vérification des factures, etc...) ;

• Rédiger les demandes d’achats ;

• Participer au lancement d’appels d’offres et aux procédures des marchés publics ;

• Effectuer des recherches et rédiger des rapports à la demande de la Direction technique ;

• Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités du secrétariat ;

• Assurer un lien constant avec les équipes et la Direction technique ;

• Veiller et contribuer à la fluidité des échanges d’informations au sein du théâtre.

Qualifications et qualités requises

• Être titulaire d’un bachelier en secrétariat/assistant·e administratif·ve ou une expérience dans un poste similaire ;

• Maîtrise de MS Office ;

• Avoir une aisance à l’écrit et à l’oral en français (le néerlandais et l’anglais sont un atout) ;

• Expérience dans le domaine technico-culturel constitue un atout ;

• Intérêt pour les arts de la scène ;

• Rigueur, respect des deadlines, structure, précision ;

• Grande capacité d’organisation et d’anticipation ;

• Autonomie et goût du travail en équipe ;

• Discrétion, disponibilité.

Employeur

Théâtre National Wallonie-Bruxelles
111-115, Boulevard Emile Jacqmain - 1000 Bruxelles

Secteur d’activité

Le Théâtre National est une fondation d’utilité publique, d’accueil, de création et de diffusion de spectacles vivants qui a pour mission de favoriser et de soutenir la création théâtrale en fédération Wallonie-Bruxelles et ce, au travers de productions propres, de coproductions ou d’accueil.

Fonction et type de contrat proposé

Secrétaire du département Technique CDI
Temps plein : 38h/semaine
Régime : Horaires fixes
Prise de fonction : dès que possible

Statut

Fonction administrative à responsabilité non finale avec obligation de moyen rendant compte à la Direction technique.

Modalité de recrutement

• Merci de nous faire parvenir avant le 26 septembre 2022 par mail votre CV ainsi qu’une lettre de motivation via courriel à l’attention de l’Adjoint à la Direction technique, Mr. Guillaume Stasse - à l’adresse électronique suivante : recrutementtn@theatrenational.be

• Après une première sélection, les candidat·es retenu·es seront contacté·es pour être reçu·es lors d’un entretien.

Le TNWB porte une attention particulière à la représentativité de la diversité et l’égalité des chances dans sa politique de recrutement.